Politique de confidentialité
1. Responsable du traitement
La présente politique de confidentialité explique comment l’association WWB – Women Who Build (ci-après « WWB » ou « l’Association ») collecte, utilise, conserve et protège les données personnelles des personnes qui visitent son site internet, demandent leur adhésion ou participent à ses activités.
Responsable : Association WWB – Women Who Build
Siège : Rue Étraz 4, 1003 Lausanne, Suisse
E-mail : info@wwb-club.ch
WWB traite les données personnelles conformément à la législation suisse applicable en matière de protection des données, notamment la loi fédérale sur la protection des données (LPD).
2. Données personnelles collectées
Selon votre utilisation du site et votre relation avec WWB, l’Association peut collecter les catégories de données suivantes :
Lors d’une demande d’adhésion :
- Prénom et nom ;
- Adresse e-mail et, si communiqué, numéro de téléphone ;
- Ville ou région d’activité ;
- Nom de l’entreprise, fonction et secteur d’activité ;
- Site internet ou profil LinkedIn, si communiqué ;
- Présentation de l’activité professionnelle et attentes vis-à-vis du club, si ces champs sont renseignés ;
- Informations relatives à la demande, à son traitement et à la décision du comité.
Dans le cadre de la gestion des membres :
- Date d’admission et statut de membre ;
- Informations relatives aux cotisations, à la facturation et aux paiements ;
- Inscriptions et participation aux événements ;
- Échanges avec le comité et informations nécessaires à la gestion de la relation associative.
Lors des événements et communications :
- Préférences de communication, le cas échéant ;
- Photographies et vidéos prises lors des événements, selon les conditions décrites à l’article 7.
Lors de la navigation sur le site :
Certaines données techniques peuvent être collectées, telles que l’adresse IP, le type de navigateur, les informations relatives à l’appareil, les pages consultées ou les données nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site. Les données effectivement collectées dépendent des fonctionnalités et outils installés sur le site.
WWB cherche à limiter la collecte aux données nécessaires aux finalités décrites dans cette politique.
3. Finalités du traitement
Les données personnelles sont utilisées pour :
- Traiter les demandes d’adhésion et permettre au comité de statuer ;
- Gérer les membres, les cotisations et les obligations administratives et comptables de l’Association ;
- Organiser les rencontres, gérer les inscriptions et communiquer les informations pratiques ;
- Faciliter les échanges entre membres lorsque cela est prévu et accepté ;
- Répondre aux demandes adressées à WWB ;
- Communiquer sur les activités, événements et actualités de l’Association ;
- Assurer le fonctionnement, la maintenance et la sécurité du site internet ;
- Respecter les obligations légales applicables et défendre les intérêts légitimes de l’Association lorsque cela est approprié.
Les données ne sont pas utilisées à des fins incompatibles avec les finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
4. Base du traitement et caractère facultatif des informations
WWB traite les données personnelles dans la mesure nécessaire à la gestion des demandes d’adhésion, de la relation avec ses membres, de ses activités et de ses obligations légales. Selon les circonstances, le traitement peut également reposer sur le consentement de la personne concernée ou sur un autre motif prévu par le droit applicable.
Les champs obligatoires du formulaire d’adhésion sont identifiés comme tels. Si les informations nécessaires ne sont pas fournies, WWB peut ne pas être en mesure de traiter la demande.
Les informations facultatives permettent notamment de mieux connaître les activités et les attentes des membres. Leur absence n’empêche pas nécessairement une demande d’adhésion d’être examinée.
Lorsqu’un traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré pour l’avenir. Ce retrait ne remet pas en cause la licéité des traitements effectués avant celui-ci.
5. Communication des données à des tiers
Les données personnelles ne sont pas vendues ni communiquées à des tiers à des fins commerciales propres.
Dans la mesure nécessaire au fonctionnement de l’Association, certaines données peuvent être accessibles à :
- Aux membres du comité, pour le traitement des adhésions et la gestion de l’Association ;
- Aux prestataires techniques, tels que l’hébergeur du site, le fournisseur du formulaire ou les outils de gestion et de communication utilisés par WWB ;
- Aux prestataires comptables ou de paiement, lorsque cela est nécessaire à la gestion des cotisations et des obligations financières ;
- Aux autorités compétentes, lorsque la loi l’exige ou qu’une demande valable le nécessite.
Ces prestataires ne doivent traiter les données que dans le cadre de leurs missions et selon les conditions applicables.
Les données personnelles ne sont pas transmises à OMNIA Immobilier, à une autre entreprise ou à un partenaire commercial à des fins de prospection sans fondement approprié et information préalable. Un éventuel soutien ou partenariat avec une entreprise ne lui donne pas automatiquement accès aux données des membres.
6. Annuaire et échanges entre membres
WWB peut proposer des moyens de faciliter les mises en relation professionnelles entre ses membres.
La publication ou le partage de coordonnées dans un annuaire réservé aux membres se fait uniquement après une information claire et un choix explicite de la personne concernée.
Page « Nos membres » du site. Une membre à jour de sa cotisation y figure uniquement si elle l’a accepté en cochant la case prévue lors de l’envoi de sa photo. Sont alors visibles par tous : sa photo, son nom, sa fonction, son entreprise, son secteur, sa ville et son site internet ou profil LinkedIn. Son adresse e-mail et son numéro de téléphone ne sont visibles que par les membres connectées à l’espace membres. Elle peut retirer son accord à tout moment avec le lien reçu par e-mail ou en écrivant à info@wwb-club.ch ; elle disparaît alors de la page. La photo est également conservée dans l’outil de gestion des membres de l’Association.
Les membres sont invitées à respecter la confidentialité des informations reçues dans le cadre du réseau et à ne pas utiliser les coordonnées d’autres membres pour des sollicitations commerciales insistantes ou non souhaitées.
L’appartenance au club n’implique pas automatiquement que les coordonnées d’une membre soient publiées ou communiquées à l’ensemble du réseau.
7. Photographies, vidéos et communication
Des photographies ou vidéos peuvent être réalisées lors des événements de WWB, notamment pour documenter les activités de l’Association ou en communiquer les temps forts.
Les participantes sont informées de la possibilité de prises de vue. Les portraits ou autres images permettant d’identifier une personne et destinés à une communication publique sont utilisés avec l’autorisation appropriée, conformément aux règles applicables.
Une participante qui ne souhaite pas apparaître sur les supports de communication peut le signaler au comité. WWB recherchera une solution raisonnable pour respecter ce souhait.
Les autorisations relatives aux images sont distinctes de la demande d’adhésion et ne sont pas considérées comme automatiquement accordées du seul fait de participer à un événement.
8. Communications électroniques
WWB peut envoyer aux membres les communications nécessaires à la vie associative : convocations, informations sur les rencontres, confirmations d’inscription, rappels pratiques et informations relatives à leur adhésion.
Les communications facultatives de promotion ou d’information sont gérées conformément aux règles applicables. Lorsqu’un droit d’opposition ou une possibilité de désinscription est prévu, les modalités correspondantes sont indiquées dans le message ou mises à disposition sur demande.
Les coordonnées des membres ne sont pas communiquées à des partenaires pour leurs propres campagnes commerciales sans base appropriée et information préalable.
9. Cookies et données de navigation
Le site internet de WWB peut utiliser des cookies ou des technologies similaires nécessaires à son fonctionnement, à la sécurité ou à la mémorisation de certains paramètres.
L’espace membres utilise un seul cookie, strictement nécessaire : il garde la membre connectée pendant six mois au plus après qu’elle a cliqué sur le lien de connexion reçu par e-mail. Il ne contient aucune donnée personnelle lisible et disparaît à la déconnexion.
Si des outils de mesure d’audience, de publicité ou des fonctionnalités de tiers sont utilisés, les données correspondantes sont traitées selon les caractéristiques de ces outils et les règles applicables. Les informations nécessaires sur ces technologies, ainsi que les choix de consentement lorsqu’ils sont requis, sont présentés au moyen des dispositifs appropriés du site.
Les paramètres du navigateur permettent également de gérer certains cookies. Leur désactivation peut toutefois affecter le fonctionnement de certaines fonctionnalités.
10. Hébergement et transferts à l’étranger
Les données peuvent être hébergées ou traitées par des prestataires situés en Suisse ou à l’étranger, selon les services effectivement utilisés par WWB.
Lorsqu’un prestataire traite des données en dehors de la Suisse, WWB veille au respect des exigences légales applicables aux transferts internationaux, notamment en ce qui concerne le niveau de protection offert et les garanties nécessaires.
Hébergement du site et prestataires utilisés :
- Site internet et formulaire d’adhésion : le site wwb-club.ch est hébergé par Infomaniak Network SA (Genève, Suisse), sur des serveurs situés en Suisse. Les demandes envoyées au moyen du formulaire d’adhésion sont enregistrées sur ce même serveur, transmises par e-mail au comité et ajoutées à son outil de suivi des adhésions (voir ci-dessous) ; aucun service de formulaire externe n’est utilisé ;
- Nom de domaine et messagerie : le nom de domaine wwb-club.ch et l’adresse info@wwb-club.ch sont gérés par Infomaniak Network SA, qui traite les données en Suisse ;
- Groupe WhatsApp des membres : le numéro de téléphone communiqué lors de l’adhésion permet d’ajouter la membre au groupe WhatsApp du club. Ce service est fourni par WhatsApp Ireland Limited (groupe Meta), qui peut traiter des données en dehors de la Suisse, notamment aux États-Unis ;
- Suivi des adhésions et des événements : les demandes d’adhésion sont reportées dans un tableau de suivi de l’outil monday.com, fourni par monday.com Ltd. (Israël). Ce tableau se trouve dans un espace dédié à WWB, mis à disposition par OMNIA Immobilier sur son compte monday.com et réservé aux membres du comité ; OMNIA Immobilier n’utilise pas ces données pour ses propres activités. Ce prestataire peut héberger les données en dehors de la Suisse, notamment dans l’Union européenne ou aux États-Unis. Les informations sur les prochains événements affichées sur le site proviennent de ce même outil ;
- Aucun outil tiers sur le site : le site n’utilise ni outil de mesure d’audience, ni publicité, ni cookie de tiers. Les polices, scripts, images et vidéos sont servis depuis le serveur du site. Seul un brouillon du formulaire est gardé temporairement dans le navigateur de la personne qui le remplit (stockage local, non transmis à WWB) ; il est effacé après l’envoi.
11. Durée de conservation
Les données personnelles sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités poursuivies ou pendant la durée imposée par les obligations légales applicables.
À titre général :
- Les demandes d’adhésion non suivies d’une admission sont conservées pendant la durée nécessaire à leur traitement et à la gestion d’éventuelles suites ;
- Les données des membres sont conservées pendant la durée de leur adhésion, puis archivées lorsque cela est nécessaire à la gestion de l’Association ou au respect d’obligations légales ;
- Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant les délais légaux applicables ;
- Les données de communication et les images sont conservées selon leur finalité, les autorisations obtenues et les besoins légitimes de l’Association.
Lorsque les données ne sont plus nécessaires et qu’aucune obligation de conservation ne s’applique, elles sont supprimées ou anonymisées.
12. Sécurité des données
WWB prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre les accès non autorisés, la perte, la divulgation, la modification ou toute autre utilisation illicite.
L’accès aux données est limité aux personnes qui en ont besoin pour exercer leurs fonctions. Les prestataires auxquels des traitements sont confiés sont sélectionnés en tenant compte des exigences de sécurité applicables.
Aucun système de transmission ou de stockage ne pouvant garantir une sécurité absolue, WWB s’efforce de réduire les risques de manière proportionnée à la nature des données traitées.
13. Droits des personnes concernées
Conformément au droit applicable, toute personne peut notamment demander, dans les conditions prévues par la loi :
- Des informations sur le traitement de ses données personnelles ;
- L’accès aux données la concernant ;
- La rectification de données inexactes ;
- La suppression de données lorsque les conditions légales sont réunies ;
- La cessation d’un traitement ou la prise de mesures appropriées lorsque le droit le permet.
Une personne peut également retirer un consentement précédemment donné pour un traitement fondé sur celui-ci.
Pour exercer ces droits, il suffit de contacter WWB à l’adresse suivante : info@wwb-club.ch. Des informations complémentaires peuvent être demandées afin de vérifier l’identité de la personne à l’origine de la demande.
Les demandes sont traitées conformément aux délais et conditions prévus par le droit applicable. Certains documents peuvent devoir être conservés lorsque la loi l’exige ou lorsqu’un autre motif légitime le justifie.
Toute personne estimant que ses droits ne sont pas respectés peut également s’adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), selon les modalités disponibles sur son site officiel.
14. Modifications de la politique
WWB peut modifier la présente politique afin de tenir compte de l’évolution de ses activités, de ses outils ou des exigences légales.
La version en vigueur est publiée sur le site internet de l’Association et accompagnée de sa date de mise à jour. En cas de modification importante, les personnes concernées seront informées lorsque cela est approprié.
15. Contact
Pour toute question concernant la présente politique ou le traitement des données personnelles, vous pouvez contacter :
WWB – Women Who Build
Rue Étraz 4
1003 Lausanne, Suisse
E-mail : info@wwb-club.ch